Beschaffung / Anfrage

• Relevante Informationen werden zuerst von dem zuständigen Einkäufer erhalten
• Diese Informationen umfassen: die Artikelnummer, die angefragt sein sollten, Menge, Liefertermin, entsprechende Zeichnungen, evtl. zusätzlichen Text, den hervorgehoben
• werden muss und zuletzt den Lieferanten, den angefragt sein sollte
• Nach dem Erhalt von erforderlichen Informationen wird die Anfrage in Transaktion ME41 in SAP erfasst
• Dabei wird in Transaktion MD04 der entsprechende BANF benutzt und zwar mit der Anfrage verbunden
• Letztendlich werden alle Artikel und Menge nochmal kontrolliert und andere notwendige Daten eingetragen (Frist für die Zusendung des Angebots, Liefertermin, Lieferant usw.)
• Sendung der Anfragen an den Lieferanten

Beschaffung / Angebot

• Angebote werden zuerst von den Lieferanten erhalten
• Sie werden in Transaktion ME47 erfasst
• Vor allem wird kontrolliert, ob alle angefragten Artikel angeboten wurden und ob die angefragte Menge mit der angebotenen Menge übereinstimmt
• falls eine Unstimmigkeit bemerkt wird, wird der Lieferant kontaktiert
• Die Preise, die angeboten wurden, werden in SAP eingetragen; auch das Angebotsdatum und Angebotsnummer werden eingetragen
• Schließlich wird der zuständige Einkäufer über das gepflegte Angebot informiert

Beschaffung / Bestellung

• Bestellungen werden in Transaktion ME57 in SAP erfasst
• Zuerst werden Artikel überprüft bzw. der aktuelle Zustand des angegebenen Artikels wird kontrolliert
• Je nach aktuellem Warenzustand werden die Bestellmenge und der Liefertermin angepasst
• Falls der Lieferant die Ware an einem bestimmten Wochentag ausliefert, dann wird diese Tatsache auch berücksichtigt
• In einigen Fällen wenn irgendeine Unregelmäßigkeit festgestellt wird, kann der Einkäufer kontaktiert werden
• Zuletzt wird die erfasste Bestellung an den entsprechenden Lieferanten gesendet

Beschaffung / Auftragsbestätigung

• Eingabe von Auftragsbestätigungen von Lieferanten in das SAP innerhalb von 24 h nach Erhalt der Auftragsbestätigung im Outlook
• Unter Eingabe verstehen sich die Überprüfung des Artikels, der Menge, des Lieferdatums, des Preises und die Hinterlegung der Bestätigungsnummer
• Weiterleitung der Auftragsbestätigungen mit Abweichungen zur weiteren Bearbeitung an den zuständigen Einkäufer
• Auftragsbestätigungen elektronisch Archivieren
• Pflege der Stammdaten (Zolltarifnummer, Ursprungsland und Planlieferzeit) in der Transaktion MM02
• Pflege des Orderbuchs zum jeweiligen Artikel
• Nicht vorhandene Zolltarifnummern in der dafür vorgesehenen Liste ergänzen

Beschaffung / Auftragsbestätigungs-mahnung

• wird in Transaktion ME92F in SAP gemacht
• Alle Bestellungen, die innerhalb von 3 Tagen nicht bestätigt wurden, werdenüberprüft  alle Dokumente werden kontrolliert, bzw. wird überprüft, ob es Verzögerung beim Senden von Auftragsbestätigungen angekündigt wurde
• Nach der Kontrolle werden die Auftragsbestätigungsmahnungen an den Lieferanten gesendet
• Fehlende Auftragsbestätigungen werden gepflegt, nachdem sie von den Lieferanten erhalten sind

Beschaffung / Lieferterminmahnung

• wird in Transaktion ME91F in SAP gemacht
• Alle Bestellungen, die bis angegebenen Tag nicht geliefert wurden, werden überprüft  alle Dokumente und E Mails in Bezug auf solche Bestellungen werden kontrolliert
• Lieferterminmahnungen werden für die Bestellungen gesendet, die nicht rechtzeitig geliefert wurden und für welche keine Informationen über den Verzug vorab erhalten wurden
• Die Rückmeldung von Lieferanten wird gepflegt bzw. neuer Liefertermin in SAP eintragen und der zuständige Einkäufer wird über den Verzug informiert oder auf die eventuellen Veränderungen hingewiesen

Humanressources

• Zeiterfassung: Kontrolle der Stempelungen, bzw. von falschen/fehlenden Stempelungen von Mitarbeitern für den Vortag in Transaktion PT40
• Pflegen der eingereichten Antworten mit fehlenden/falschen Stempelungen
• Falls Mitarbeiter Kompensation, Ferien, Krankheit oder irgendeine andere Abwesenheitsart meldet, diese wird in Transaktion PA30 sowohl für die vergangenen Tage als auch für die Zukunft gepflegt
• Temporäre Mitarbeiterstatus: Überwachung der Stunden von temporären Mitarbeitern, tägliche und wöchentliche Kontrolle von Stempelungen, Sendung der wöchentlichen Übersicht von Stunden an das entsprechende Büro
• Zeiterfassung Engineering

Finanzsektor (SAP, SAP MM)

• Verbuchen der MIRO Rechnungen
• Überprüfen der eingegangenen Rechnungen auf Steuerkonformität (via Inbox bei RG Scan oder
• Einspielen/Ablegen von digitalen Rechnungen in digitale Archivierungssysteme/Workflows
• Direktes Verbuchen der Rechnungen sofern Mengen und Preise korrekt sind
• Aktive und direkte Rückfragen bei Mengendifferenzen, Preisabweichungen oder fehlenden
• Verbuchen von Rechnungen im Workflowprozess (nach Freigaben von Besteller/Sachbearbeiter)
• Kontrolle der Bestätigung ausländischer Umsatzsteuer Identifikationsnummern
• Online Einreichung von Statistiken
• Online Meldeverfahren des Statistischen Amtes